Ο ορισμός της λήψης αποφάσεων αναφέρεται στη διαδικασία εκείνη όπου γίνεται επιλογή μιας πράξης μεταξύ ορισμένων εναλλακτικών προτάσεων που έχει στη διάθεση του ο λήπτης αποφάσεων. Πριν το στάδιο της λήψης μιας απόφασης, προηγείται πάντοτε το στάδιο της σκέψης , όπου αναλύεται κάθε εναλλακτική πρόταση. Για αυτό το λόγο, η λήψη αποφάσεων δεν αποτελεί μια απλή ενέργεια επιλογής μιας πράξης ανάμεσα σε ένα σύνολο εναλλακτικών προτάσεων αλλά, πρόκειται για μια διαδικασία.
Η λήψη αποφάσεων αποτελεί ένα σημαντικό κομμάτι της επαγγελματικής και προσωπικής ζωής του καθενός. Με την έννοια αυτή, όλοι παίρνουμε αποφάσεις και μπορούμε να ωφεληθούμε από τη μελέτη τεχνικών για τη λήψη αποφάσεων.
Η προσεκτική επιλογή της σειράς των ενεργειών που θα ακολουθήσει ο λήπτης αποφάσεων, καθορίζει κατά πόσο θα είναι σωστή η ίδια η απόφαση δεδομένου ότι έχει γίνει νωρίτερα σε προηγούμενο στάδιο η εξέταση των εναλλακτικών επιλογών. Το αποτέλεσμα της λήψης μια απόφασης δεν είναι πάντα θετικό μόνο και μόνο επειδή έχει ακολουθηθεί ορθά η σειρά των ενεργειών που απαιτούνται. Αυτό οφείλεται κυρίως σε δύο βασικού λόγους, στο ρίσκο που περιλαμβάνει κάθε απόφαση και στις προσωπικές αξίες του λήπτη αποφάσεων. Το ρίσκο είναι σημαντικός παράγοντας στο αποτέλεσμα της λήψης κάθε απόφασης διότι ως γνωστόν υπάρχει πάντα αβεβαιότητα για οποιαδήποτε μελλοντική απόφαση. Όσον αφορά τις προσωπικές προτιμήσεις του κάθε λήπτη, αυτές διαφέρουν μεταξύ τους, για το λόγο αυτό, οι προσωπικές αξίες αποτελούν το δεύτερη βασική αιτία της έκβασης κάθε απόφασης.
Η λήψη αποφάσεων είναι σύμφωνα με τη διοικητική επιστήμη μια διαδικασία αποτελούμενη από μια σειρά «βημάτων» τα οποία χρησιμεύουν ώστε να εφαρμοστεί ένα σύστημα για την επίλυση ενός δύσκολου προβλήματος, υπολογίζοντας πάντα το σύνολο των περιορισμών και των εναλλακτικών σχεδίων δράσης.
Τα στάδια που ακολουθεί η διαδικασία λήψης αποφάσεων είναι επαναλαμβανόμενα και αποτελούνται από τα εξής:
· Εντοπισμός του προβλήματος
· Αποτύπωση και ανάλυση του προβλήματος
· Διατύπωση των στόχων
· Σχεδιασμός του πλάνου
· Διατύπωση του πλάνου
· Καθορισμός της στρατηγικής
· Ανάλυση λύσης
· Υλοποίηση λύσης
· Παρακολούθηση και έλεγχος
Κατά τη διάρκεια λήψης μιας αποφάσεις τα συνήθη σφάλματα που παρατηρούνται είναι κυρίως τα ακόλουθα:
·Το πρόβλημα δεν γίνεται επαρκώς αντιληπτό με αποτέλεσμα να συγκεντρώνονται δεδομένα που δε βοηθούν στο καθορισμό των αποφάσεων.
· Έλλειψη πλαισίου: παραμελούνται σημαντικοί στόχοι και κατά συνέπεια επιλύεται λάθος πρόβλημα.
· Έλλειψη ελέγχου πλαισίου: υπάρχει ελλιπής ορισμός των παραμέτρων του προβλήματος, και επιρροή πλαισίων ανάλυσης άλλων προβλημάτων.
·Υπερβολική εμπιστοσύνη: δεν συγκεντρώνεται το σύνολο των δεδομένων που καθίστανται απαραίτητα στην ανάλυση επειδή υπάρχει υπερβολική εμπιστοσύνη σε τρίτους.
·Υπεραπλουστεύσεις: χρησιμοποιούνται εμπειρικοί κανόνες που δεν είναι επαρκώς ελεγχόμενοι και κρίνονται ακατάλληλοι για το εκάστοτε πρόβλημα.
· Έμφαση στα δεδομένα: γίνεται προσπάθεια αξιοποίησης όλων των δεδομένων χωρίς να υπάρχουν συστηματικές διαδικασίες λήψης αποφάσεων.
·Αποτυχία ομάδας: η μη ύπαρξη συγκεκριμένης διαδικασίας λήψης αποφάσεων έχει ως συνέπεια λανθασμένα αποτελέσματα, ακόμα και αν η ομάδα είναι καλή.
·Απουσία αξιόπιστης ανάδρασης: υπάρχει αδυναμία αξιοποίησης ήδη υπάρχουσας εμπειρίας για διάφορους λογούς.
·Ελλιπής παρακολούθηση: υπάρχει η εσφαλμένη αντίληψη ότι η εμπειρία αξιοποιείται χωρίς την ύπαρξη συγκεκριμένης επίσημης προσέγγισης παρακολούθησης και καταγραφής.
·Αποτυχία ελέγχου διαδικασίας: δεν υπάρχει σωστά σχεδιασμένη και επίσημη προσέγγιση για την κατανόηση των διαδικασιών λήψης αποφάσεων.
Ο λόγος που γίνονται σφάλματα στη λήψη αποφάσεων είναι η αβεβαιότητα: το γεγονός δηλαδή ότι όταν επιλέγουμε ανάμεσα σε διάφορες λύσεις ποτέ δεν μπορούμε να έχουμε όλες τις πληροφορίες γύρω από τις άμεσες ή μακροπρόθεσμες συνέπειες μιας συγκεκριμένης επιλογής, με αποτέλεσμα να είμαστε διαρκώς στην κατάσταση αυτή της αβεβαιότητας.
Όσον αφορά τους παράγοντες οι οποίοι επηρεάζουν τη λήψη αποφάσεων αυτοί είναι ατομικοί παράγοντες, όπως:
· προσωπικότητα
·κίνητρα
·αυτογνωσία / αυτοεκτίμηση / αυτοεικόνα
·πεποιθήσεις
·στάσεις και αξίες του ατόμου
·ατομικές ανάγκες
και εξω-ατομικοί παράγοντες όπως:
·οικογένεια
·σχολείο
·κοινωνία
·πληροφορίες
·τυχαίες καταστάσεις
Εν κατακλείδι, λαμβάνουμε αποφάσεις ανάλογα με τον τύπο λήψης απόφασης που μας χαρακτηρίζει:
Λογικός Τύπος:
Στηρίζεται στη λογική επεξεργασία. Τα άτομα αναλαμβάνουν την ευθύνη των πράξεών τους. Οι ενέργειες τους είναι συνειδητές, αναζητούν πληροφορίες σχετικές με την απόφασή και δρουν υπεύθυνα.
Διαισθητικός Τύπος:
Στηρίζεται περισσότερο στη διαίσθηση και λιγότερο στη λογική. Οι αποφάσεις είναι αυθόρμητες και απαιτούν λίγο χρόνο, λίγες πληροφορίες και ελάχιστο σχεδιασμό. Οι διαισθητικές αποφάσεις είναι χρήσιμες σε επείγουσες ή απρόβλεπτες καταστάσεις και στις διαπροσωπικές σχέσεις (όπου υπάρχει αδυναμία πρόβλεψης των αντιδράσεων των άλλων). Δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται ως εύκολη λύση για να αποφύγει το άτομο τη συλλογή πληροφοριών.
Εξαρτημένος Τύπος:
Χρησιμοποιείται από άτομα που κατά τη λήψη αποφάσεων εξαρτώνται από τη γνώμη, τις επιθυμίες και τις προσδοκίες άλλων. Υπάρχει άρνηση της προσωπικής ευθύνης και το άτομο την επιρρίπτει σε άλλους. Οι αποφάσεις αυτού του τύπου είναι χρήσιμες σε ζητήματα μικρής σημασίας καθώς έτσι το άτομο εξοικονομεί χρόνο. Δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται ως εύκολη λύση για να αποφύγει το άτομο τη συλλογή πληροφοριών ή επειδή φοβάται να επιλέξει μόνο του.
Πολλές φορές θεωρείται ότι η λογική σκέψη έρχεται σε αντίθεση με το συναίσθημα. Αυτό είναι λάθος γιατί το μυαλό είναι ενιαίο. Η ολιστική προσέγγιση μπορεί να βοηθήσει τον λήπτη της απόφασης προκειμένου να βλέπει το πρόβλημα ως σύνολο, όχι ως κάτι μεμονωμένο, και έτσι να μπορέσει να συνδυάσει τις γνώσεις και τις ικανότητές του.